A székhelyszolgáltatás feltételeit a 7/2017. (VI.1.) Igazságügyi Minisztérium által kiadott (IM) rendelet és a 2020. januárban Nemzeti Adó- és Vámhivatal honlapján megjelent rendelet tartalmazza.

A székhelyszolgáltatás fogalma szerint a szolgáltató az adózó megbízásából, üzletszerű gazdasági tevékenységként tesz eleget a székhellyel összefüggő kötelezettségeknek és az végzi el a megbízó hivatalos és üzleti leveleinek munkaidőben való átvételét, rendelkezésre tartását, megőrzését. A szolgáltató köteles egyetlen munkanapon belül értesíteni a megbízó céget a postai küldemények átvételéről.

2017. évi IM rendelet óta csak megbízási szerződés vagy azzal egy tekintet alá eső szerződés kötésével vehető igénybe székhelyszolgáltatás. Székhelyszolgáltatás szerződés minta tartalma szerint a megbízott biztosítja a cég székhelyét egy olyan ingatlanban, melyet a megbízó cég nem használ, illetve a székhelyhez kapcsolódó jogszabályi kötelezettségnek a megbízott tesz eleget. A székhelyként bejelentett ingatlan vagy a szolgáltató saját tulajdonú ingatlana, vagy olyan, melynek használati jogával, tulajdonosi hozzájárulásával rendelkezik. A székhelyszolgáltatás szerződésben fel kell tüntetni a székhelyen rendelkezésre tartott iratok listáját, melyeknek köre kiterjed legalább a cégiratra, hatósági engedélyekre, számviteli törvény szerinti beszámolóra és azon iratokra, melyek összefüggésben vannak a NAV felé történő bejelentési kötelezettséggel. A székhelyen rendelkezésre tartott iratokról naprakész jegyzéket kell vezetni, továbbá ezeket a szolgáltató saját, illetve más cégek irataitól elkülönítve kell tárolni. Székhelyszolgáltatás szerződés csak határozatlan időre köthető kivéve, ha a cég határozott időre alakul. A székhelyszolgáltató köteles a megbízó cégtábláját az székhely ingatlanának homlokzatán, közterületről jól látható helyen elhelyezni. A székhelyszolgáltató nem akadályozhatja az esetleges hatósági ellenőrzéseket, az azokhoz szükséges iratokat és adatokat köteles rendelkezésre bocsátani, azonban az ellenőrzésről azonnali hatállyal értesítheti az érintett céget.

Az idén kiadott székhelyszolgáltatás rendelet tovább szigorítja a szolgáltatás nyújtás feltételeit. A székhelyszolgáltatóknak ezentúl kötelező belső szabályzat szerint átvilágítani és szelektálni a megbízó cégeket. A belső szabályzatot két korábbi törvényben foglaltakat alapul véve kell megalkotni. Figyelembe kell venni az Egyesült Nemzetek Szervezete (ENSZ) Biztonsági Tanácsa (BT) és Európai Unió (EU) által kiadott 2017. évi LII. törvényben megfogalmazott pénzügyi és vagyoni korlátozó intézkedések végrehajtásáról szóló szabályozásokat, illetve a 2017. évi LIII. pénzmosás és terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló törvényt. A belső szabályzat bevezetésének célja, hogy kevésbé tudjanak a törvénytelen tevékenységet végző cégek a székhelyszolgáltatóknál elbújni a hatóságok elöl. A szigorításnak köszönhetően a székhelyszolgáltatók képesek lesznek felismerni a terrorizmus finanszírozására és a bűncselekményből származó vagyonnak legalizálására utaló jeleket. A székhelyszolgáltatónak el kell végeznie az ügyfelek előzetes kockázatelemzését, melyet alacsony kockázatú ügyfél esetén 5 évente, magas kockázatúnál évente meg kell ismételni. Ha nem sikerül az ügyfél átvilágítása a szolgáltató köteles az üzleti kapcsolat létrejöttét megtagadni, vagy a már fennálló kapcsolatot megszüntetni. A szolgáltatónak bejelentési kötelezettsége keletkezik, ha a megbízó cég tekintetében pénzmosásra, terrorizmus finanszírozására vagy törvényellenes tevékenység végzésére utaló adatok birtokába kerül. Ezen kívül az ügyfelek rögzített személyes adatait a székhelyszolgáltatónak össze kell vetnie az EU jogi aktusokban és ENSZ BT határozataiban feltüntetett személyek adataival.