A cégalapítás során kötelező székhely megjelölése. A székhely címét meg kell jelölni a létesítő okiratban, cégalapítás szerződésmintában. A cég székhely változás bejelentése és székhelyszolgáltatás bejelentése kötelező. A cég székhelye bejelenthető saját tulajdonú ingatlanba vagy igénybe vehető székhelyszolgáltatás is. Attól függően, hogy melyik lehetőséget választjuk eltérő bejelentési kötelezettségünk keletkezik.
Cégalapítás során a cég székhely bejelentése a cégalapítási szerződésminta kitöltésével, a létesítő okiratban való feltüntetéssel történik, ha székhelycímként olyan ingatlan van megjelölve, melynek tulajdoni vagy használati jogával a cég rendelkezik. A cég székhely változás bejelentése kötelező, így ha alapítás után szeretnénk áthelyezni a székhelyet, akkor változásbejegyzési eljárás indításával kell eleget tenni a bejelentési kötelezettségnek. A változásbejegyzés illetékköteles, mely összeget a cégbíróság felé kell befizetni. A változásbejegyzési illeték, egyszerűsített eljárásban Kft. és Bt. esetén 15.000 Ft., normál eljárásban a Kft. 40.000 Ft, Bt. pedig 20.000 Ft. Minden esetben hozzáadódik az összeghez egy 5.000 Ft.-os közzétételi díj is.
Az előbbiek mellett plusz bejelentési kötelezettség is keletkezik székhelyszolgáltatás igénybevétele esetén. A székhelyszolgáltatás bejelentése 2017 óta kötelező a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) felé, a ’T101E, ’T201T űrlapok kitöltésével. Bejelentést akkor szükséges tenni, ha változás áll be a székhelyszolgáltatás igénybevételében, tehát szerződéses jogviszony jön létre, módosul vagy szűnik meg. Székhelyszolgáltatás szerződés határozatlan időre köthető. Határozott idejű székhelyszerződés csak abban az esetben lehetséges, ha a gazdasági társaság is határozott időre alakult. Határozott idejű székhelyszerződés esetén a jogviszony megszűntének időpontját is előre be kell jelenteni.
A gazdasági társaságoknak 15 nap áll a rendelkezésükre, hogy a jogviszony megváltozását követően a NAV felé megtegyék a székhelyszolgáltatás bejelentését. Székhelyszolgáltatás egyéni vállalkozóknak is igénybe vehető, azonban szemben a cégekkel, nekik a NAV-hoz való bejelentkezéssel egy időben kell megtenni a székhelyszolgáltatás bejelentését.
A cég székhely változás bejelentését ügyvéd segítségével lehet megtenni, hiszen mind a cégbejegyzési-, mind a változásbejegyzési eljárást ő indíthatja el. A székhelyszolgáltatás bejelentését nem ügyvéd végzi, azonban nem is a székhelyszolgáltató. A NAV felé történő bejelentési kötelezettségnek a cég könyvelője tesz eleget.
