Mi a teendő székhelyváltozás esetén?
A székhely nemcsak egy cím, hanem egy fontos helyszín, ahova a hivatalos iratok érkeznek, ahol a hivatalos dokumentumok nyilvántartása történik, és ahol a hatóságok felkeresnek minket az esetleges ellenőrzések alkalmával. Éppen ezért bármilyen változás is áll be ezen a téren, az jogi és adminisztratív feladatokat von maga után.
Előfordulhat például, hogy évekig a saját ingatlan szolgál a székhelyünkké, de aztán egy bérelt iroda válik azzá, vagy hivatalos székhelyszolgáltatást veszünk igénybe. Bárhogy is legyen ez, jogilag székhelyváltozásnak minősül, ami kötelezettségeket von maga után.
Mai írásunkban pedig el is mondjuk, hogy pontosan milyen feladatoknak kell eleget tennünk, és miért.
Mi miatt változhat meg a székhelyünk?
A székhely gyakran egészen egyszerűen költözés miatt változik meg, mert például a cég új irodába vagy telephelyre költözik, akár saját döntésből, akár bérleti vagy tulajdoni jogviszony megszűnése miatt. Az sem ritka, hogy ahogy a vállalkozás fejlődik, szép lassan “kinövi” a régi irodát, üzletet, raktárat, ahol addig a munkavégzés folyt.
Előfordulhat az is, hogy a vállalkozás más településre helyezi át a központját, mert ott kedvezőbb feltételeket vagy előnyösebb gazdasági környezetet élvezhet. Ugyanakkor az sem ritka, hogy a cég székhelyszolgáltatót vált, például kényelmi vagy költséghatékonysági okokból.
Teendők székhelyváltozás esetén
Amikor a cég székhelye megváltozik, akkor az első és egyik legfontosabb teendő az esemény bejelentése. A változást be kell jelenteni a cégbíróság felé, ahol a cégjegyzékben nyilvántartják a módosított adatokat. Ezt a bejelentést kizárólag ügyvéd által ellenjegyzett okirattal lehet megtenni.
A bejelentéshez el kell készíteni a társasági szerződés módosítását is, hiszen a székhely címe abban is szerepel. A módosított okiratot az ügyvéd feltölti az elektronikus cégeljárás rendszerébe, ahonnan a cégbíróság feldolgozza a kérelmet.
A bejelentéssel egyidőben gondoskodni kell arról is, hogy a bankok és más szervezetek is értesüljenek az új címről. Végül, de nem utolsósorban az adminisztratív lépésekről sem szabad elfeledkezni: frissíteni kell a cégbélyegzőt, a weboldalon és a közösségi médiában megadott adatokat, a számlázási címet, valamint minden olyan dokumentumot, ahol a régi cím szerepel.
Mulasztás esetén mire számíthatunk?
Ha elmulasztjuk a székhelyváltozás bejelentését, az komoly jogi következményekkel járhat. A cégbíróság először is felszólítást küld a hiány pótlására, de ha ez elmarad, akkor bírságot is kiszabhat, súlyosabb esetben pedig felügyeleti eljárást is indíthat, ami akár a cég megszűnésével is végződhet.
A legnagyobb kockázat az, hogy ha a hatóság a bejegyzett székhelyen nem tudja elérni a céget - mert a posta “nem kereste” jelzéssel visszaküldi a leveleket -, az a kézbesítési vélelem miatt úgy tekinthető, mintha a cég átvette volna őket.
Ez pedig komoly gondot okozhat, hiszen így akár fontos határozatokról, értésítésekről vagy fizetési felszólításokról maradhatunk le, ami pénzügyi vagy jogi hátrányokat vonhat maga után.
A székhelyváltozás be nem jelentése tehát nem csupán egy kis formai hiba, hanem egy olyan mulasztás, ami akár a vállalkozásunkba is kerülhet. Amennyiben szüksége van szakértői segítségre a céges ügyeinek intézésében, vegye fel velünk a kapcsolatot!
