Éppen ezért a változást nemcsak a hivatalos nyilvántartásokban kell átvezetni, hanem az üzleti partnereket külön is kell tájékoztatni róla, valamint a számlázáshoz használt rendszerekben is frissíteni kell az adatokat.
A gyakorlatban különösen az átmeneti időszak lehet problémás: előfordulhat például, hogy egy partner még a korábbi székhelyet tünteti fel egy számlán, miközben a cég adatai már megváltoztak. Ilyenkor felmerül a kérdés, hogy befogadható-e a számla vagy szükség van annak javítására.
A szakmai blogunkban sok hasznos cikket talál a székhelyváltozásról, mai bejegyzésünkben arról lesz szó, hogy a számlabefogadás szempontjából mi a jelentősége.
Mi a teendő székhelyváltozás esetén?
A székhely megváltozását hivatalosan be kell jelenteni, hogy az új cím bekerüljön a cégnyilvántartásba, ugyanakkor a hivatalos ügyintézéssel még nem ér véget a dolog. Az új székhelyet ugyanis minden olyan rendszerben és felületen meg kell jeleníteni, ahol a vállalkozás adatai szerepelnek.
Különösen fontos a számlázóprogram frissítése, hogy a változást követően kiállított számlákon már a megfelelő cím szerepeljen. Emellett érdemes ellenőrizni többek között a könyvelési és vállalatirányítási rendszereket, a szerződésmintákat, valamint a weboldalon feltüntetett adatokat és az online szolgáltatóknál megadott számlázási információkat.
A székhelyváltozásról az üzleti partnereinket mielőbb tájékoztatni kell, hogy ők is frissíteni tudják a nyilvántartásukban szereplő adatokat, a későbbiekben pedig már az új címre tudják kiállítani a számláikat.
Amit még érdemes megtenni…
A változást követő időszakban érdemes fokozott figyelemmel kezelni a beérkező számlákat. Ha még a korábbi székhely szerepel valamelyiken, akkor célszerű mielőbb felvenni a kapcsolatot a kibocsátóval és kérni az adat átírását. Ezzel elkerülhető, hogy ugyanaz a hiba hosszabb ideig, a következő hónapokban beérkező számlákon is rendszeresen megismétlődjön.
Székhelyváltozás és számlabefogadás: mi történik, ha a régi cím szerepel a számlán?
A székhely módosítását követően könnyen előfordulhat, hogy egy üzleti partner még a korábbi címet tünteti fel a vállalkozás részére kiállított számlán. Ez különösen a változást követő időszakban gyakori, amikor az új adat még nem került át minden partner nyilvántartásába.
Mindenekelőtt azt érdemes tudni, hogy a régi székhely feltüntetése önmagában nem feltétlenül jelenti minden esetben azt, hogy a számla automatikusan érvénytelen vagy egyáltalán nem fogadható be.
A konkrét helyzet mindig egyedi megítélés alá esik, melyben fontos szerepet kap, hogy a számlán szereplő többi adat - például a cégnév és az adószám - alapján a vállalkozás egyértelműen beazonosítható-e.
Külön figyelmet érdemelnek azok a számlák, amelyek abban az időszakban készülnek, amikor a székhelyváltozás még csak folyamatban van. Ilyenkor a változás hatályának pontos időpontja segíthet annak eldöntésében, hogy az adott számlán melyik címnek kell szerepelnie.
Bizonytalan esetben érdemes egyeztetni egy könyvelővel, különösen, ha a számlához áfalevonási jog is kapcsolódik. Amennyiben szakértői segítségre van szüksége a céges ügyeinek intézéséhez, akkor vegye fel velünk a kapcsolatot az elérhetőségeinken!
