Mire kell figyelni a székhelyszolgáltatókkal való együttműködés során?
Ebben az esetben lényegében az történik, hogy egy külső szolgáltató biztosít számunkra egy olyan helyszínt, amit hivatalosan is használhatunk. Bejegyezhetjük céges címként, ezt követően pedig szerepelhet a szerződéseinken, számláinkon, egyéb hivatalos iratokon.
A székhelyszolgáltatókkal való együttműködés kapcsán azonban körültekintően kell eljárnunk, és van néhány dolog, amivel érdemes tisztában lenni. A székhelyünk ugyanis nem egy egyszerű postacím, hanem egy olyan helyszín, aminek meg kell felelnie az előírásoknak, jogszabályoknak.
Mai írásunkban ezt a témát fogjuk egy kicsit jobban is kitárgyalni, és elmondjuk, hogy mire kell figyelnünk.
Kik azok a székhelyszolgáltatók?
A székhelyszolgáltatók lényegében olyan cégek, akik székhelyet biztosítanak más vállalkozóknak, cégeknek, hogy ők hivatalosan is bejegyezhessék és használhassák a működésük során.
Ezek a szolgáltatók rendelkeznek saját tulajdonú ingatlanokkal, irodákkal - sok esetben az ország több részén, vidéken és a fővárosban is -, és vállalják, hogy átveszik a vállalkozók nevében a hivatalos leveleiket, a megfelelő módon tárolják, kezelik őket és természetesen továbbítják számukra.
Sok esetben adminisztratív háttértámogatást is nyújtanak, például iktatják, dátumozzák, nyilvántartják a beérkező leveleket, értesítéseket, szólnak a határidős feladatokról. És akár kiegészítő szolgáltatásokat is nyújthatnak, például tárgyalót biztosítanak a könyvelővel való egyeztetéshez.
Csak hivatalos szerződéssel működjünk együtt velük!
A székhelyszolgáltatás jogi és adminisztratív szempontból is egy igen kényes terület, elvégre ez lesz a cég hivatalosan bejegyzett, nyilvántartott címe. Ez az a cím, ahol a NAV, az önkormányzat és más hivatalos szervek elérhetnek minket, ahova a céges iratok kézbesítése történik.
A székhelynek meg kell felelnie bizonyos feltételeknek, a székhelyszolgáltató pedig vállalja, hogy ezeket a feltételeket biztosítja, ezt pedig hivatalos szerződés keretén belül kell megtennie.
A szerződés nem csupán formai dolog, hanem jogi kötelezettség: a NAV és a cégbíróság csak akkor fogadják el a székhelyszolgáltatást, ha az írásban történik meg a megfelelő adattartalommal, aláírásokkal.
Ha nem rendelkezünk szerződéssel, akkor semmilyen módon nem tudjuk bizonyítani, hogy ott a székhelyünk és hogy jogosan használjuk az adott címet a hivatalos iratainkon. Emiatt pedig büntetést kaphatunk vagy akár felfüggeszthetik, megszüntethetik a cégünket.
Mire figyeljünk még oda?
Érdemes alaposan utánajárni, hogy a székhelyszolgáltatók milyen extra szolgáltatásokat kínálnak. Bár ezek nem kötelezőek, de szükségünk lehet rájuk, és rengeteget számítanak, ha egy helyen elérhetőek - például iktatás, archiválás, könyvelő ajánlása, bélyegző készítése, lézergravírozás stb.
Természetesen az ár egy fontos tényező, de nem mindig a legolcsóbb a legjobb. Ha túl olcsó ajánlatot ad egy szolgáltató, akkor lehet, hogy nem nézik minden nap a postát, nem küldenek értesítést vagy nem nyújtanak plusz szolgáltatásokat.
Amennyiben megbízható székhelyszolgáltatóval szeretne együttműködni hivatalos szerződés keretein belül, akkor ne habozzon felvenni velünk a kapcsolatot! Az ügyfélszolgálati munkatársaink készségesen tájékoztatják Önt a részletekről, lehetőségekről.
