Cégalapításkor kötelező kijelölni egy székhelyet és a központi ügyintézés helyét. Székhelynek választható a vállalkozó otthona, egy olyan ingatlan, ami a cég tulajdonában van, vagy annak használati jogával él. Természetesen mindegyik verziónak megvan a maga előnye és hátránya.
A székhely a cég bejegyzett irodája, tehát az a hely, ahol az adminisztratív jellegű tevékenységek folynak. A központi ügyintézés helye pedig a cég irányításának, ügyintézésének, döntéshozatalnak a helye. Amennyiben ennek a kettőnek a címe nem egyezik meg, azt a létesítő okiratban és a cégjegyzékben is fel kell tüntetni.
Törvényi szabályozás alapján a cég székhelye, telephelye, fióktelepe olyan ingatlan lehet, amely a cég tulajdonában áll vagy amelynek használatára a cég jogosult. (A telephely a székhelytől eltérő, tartós, önállósult üzemi letelepedéssel járó hely, mely a társasági szerződésben, alapító okiratban és az alapszabályban is rögzítve van. A fióktelep a székhelytől eltérő településen lévő telephely.)
Székhelyként a saját lakás is bejelenthető, ám az rengeteg gonddal járhat. A székhelyen állandóan jelen kell lennie egy olyan személynek, aki jogosult a cég leveleinek átvételére. Át nem vett levél kellemetlen következményekkel járhat, például az adóhatóság felfüggesztheti a cég adószámát. Illetve bírósági eljárás vagy fizetésképtelenség esetén a végrehajtó a lakásnál fog megjelenni és a lakásban lévő vagyontárgyakat fogja lefoglalni.
Amennyiben ezt szeretnénk elkerülni, és más saját tulajdonú ingatlan nem áll rendelkezésünkre, érdemes székhelyszolgáltatót igénybe venni. Ez egy (nem határozott idejű) szerződés aláírásával lehetséges, amelyet a megbízó cég köt meg a székhelyszolgáltatást biztosító céggel, aminek értelmében a szolgáltató irodájának használati jogát megkapja bizonyos keretek között.
Hatósági ellenőrzésre felkészülve a következők betartására érdemes figyelni:
- a székhelyként megjelölt épület homlokzatára ki kell helyezni a megbízó cég cégtábláját.
- a székhelyen megtalálhatónak kell lennie az érvényes szerződésnek, amely megmutatja, hogy a cégvezető milyen jogcímen tüntette fel az adott helyszínt székhelyként, továbbá a társasági szerződés és cégbejegyzési végzés másolatának.
- a székhelynek rendelkeznie kell a cégvezető címével és telefonszámával, illetve a cég iratmegőrzési címével.
- a székhelynek pontos dokumentációt kell vezetnie a hivatalos levelek átvételéről és a cégvezetőnek való továbbításáról.
- a cég a székhelyszolgáltatóval kötött szerződésben köteles feltüntetni azokat az iratokat, amelyeket az adott székhelyen kíván őrizni és rendelkezésre tartani.
- a cég iratai közül a hatósági engedélyeket, cégiratokat, a számviteli törvény szerinti beszámolóját és az adóhatóság felé történő adatbejelentési kötelezettségeivel kapcsolatos iratait köteles a székhelyen tárolni.
